Coordinador de Proyectos y facturación - San Jose, Costa Rica.

Coordinador de Proyectos y facturación - San Jose

Tiempo-Completo Regular

Descripción del Puesto


Control y análisis del área de unidad de proyectos, así como la supervisión de los Auxiliares de proyectos y facturación




Funciones:

Cumplimiento de Políticas y Procedimientos:
Políticas internas
Políticas y procedimientos de su àrea


Facturación.
Brindar soporte y asistencia a los ejecutivos de cuenta.
Colaborar en la evacuación de las necesidades del personal de Comercial y Operaciones.
Atención de llamadas o correo electrónico de clientes de las diferentes cuentas: Cuando los ejecutivos (as) de cuenta no se encuentran en la oficina, se debe tomar las llamadas, anotar el mensaje o ayudarle a resolver las dudas o inquietudes a los clientes.
Conocimiento de los procesos de facturación.
Brindar soporte a nivel de la región en temas de facturación, costos y gastos relacionados a los clientes.


Entregables de la unidad.
Dar soporte a jefatura inmediata en el envío a CEO, Corporativo, Gerentes de las filiales y Ejecutivos el informe mensual del cierre de ventas.
Dar soporte a jefatura inmediata en el envío a CEO, Corporativo, Gerentes de las filiales y Ejecutivos el informe semanal de los pendientes de facturar.
Enviar mensualmente al departamento de contabilidad el informe de pendientes de facturar.
Velar que se cumpla el entregable de los cierres de proyecto a los ejecutivos, segùn calendario anual.
Velar por el cumplimiento de calendarios acordados con clientes en cuanto a facturación, así como para mediciones internas de la Unidad e individuales.


Supervisión de personal.
Validar que los procesos de la unidad de proyectos se cumplan en su cabalidad.
Responsable de capacitar al personal de la unidad en nuevos procesos o actualizaciones tanto de los analistas como de las áreas relacionadas.
Llevar control de los permisos, cumplimiento de horarios, vacaciones del personal.


Funciones Operativas.
Da soporte a los ejecutivos (as) de cuentas a nivel administrativo cuando los mismos requieran ayuda para realizar reportes.
Conocimiento de los manuales de los sistemas de operación existentes para obtener y cumplir con los procedimientos a cabalidad.
Consultar a otros equipos tècnicos de servicio para solucionar problemas o intercambiar conocimiento.
Seguimiento de las solicitudes de gastos, órdenes de compra y liquidaciones laborales de proyectos.
Creación de proyectos, departamentos y beneficiarios en el sistema Netsuite.
Mantener actualizado el formulario de procedimiento de la unidad de proyectos.
Realizar planes de acciòn cuando exista hallazgos en las mediciones de ISO
Asistir a reuniones con clientes, jefaturas y/o gerencias.
Genera información estadística sobre distintas variables de los proyectos para ejemplificar el status de los mismos y las incidencias comunes entre ellos.


Roles y responsabilidades del Sistema de Gestión de Calidad (SGC)
Participar del cumplimiento del sistema de gestión de la calidad.
Participar de los procesos que afecten o beneficien el sistema de gestión de calidad

Cumplir con todas aquellas otras funciones propias de su cargo y que el empleador le indique, ya sea de forma escrita, oral o a través de cualquiera de los sistemas de comunicación.



Competencias:



Competencias Duras (Posición)


Experiencia en uso de sistemas operativos


Conocimiento en el uso de aplicaciones (Word, Excel, Power point).




Servicio al cliente


Trabajo en equipo


Resolución de problemas

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