Asistente Administrativa - Costa Rica
Asistente Administrativa
EY
Costa Rica
Permanente
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Únase a nuestro equipo de Servicios corporativos esenciales (CBS) y ayudará a respaldar importantes funciones de facilitación corporativa que mantienen el sólido trabajo de nuestra organización. Como profesional de CBS, trabajará en todos los equipos para brindar el conocimiento, los recursos y las herramientas que ayudan a EY a brindar una atención de calidad excepcional a nuestros clientes, triunfar en el mercado y respaldar el crecimiento y la rentabilidad de EY. Los equipos principales dentro de CBS incluyen Finanzas, Tecnología de la información, Recursos Humanos, Servicios de respaldo empresarial, Marca, marketing y comunicaciones, Desarrollo corporativo, Gestión de riesgos y conocimiento.
La oportunidad
Proporciona soporte administrativo a Senior Manager y Manager de las diversas líneas de negocio de la Firma, incluyendo Core Business Services. La asistente utiliza la experiencia, habilidades técnicas y comprensión actual de las políticas, procedimientos y prácticas organizacionales de tal forma, que sus aportes agreguen valor administrativo a las tareas que desarrollan. La asistente también puede recopilar, y analizar datos moderadamente complejos y coordinar actividades/plazos directamente o a través de otros.
Sus responsabilidades
Nos interesan los líderes con una visión creativa genuina y la confianza para hacer que suceda. Puede esperar mucha autonomía en este role, por lo que también necesitará la capacidad de tomar la iniciativa y buscar oportunidades para mejorar nuestras relaciones y procesos actuales.
Que ofrece EY
Si se une a EY, le ofrecemos un paquete de compensación competitiva en el que se le recompensará en función de su rendimiento y se le reconocerá por el valor que aporta a nuestro negocio.
Además, ofrecemos
Somos un líder global en servicios de seguros, impuestos, transacciones y asesoramiento, contratamos y desarrollamos a las personas más apasionadas en su campo para ayudar a construir un mejor mundo laboral. Esto comienza con una cultura que cree en brindarle capacitación, oportunidades y libertad creativa para mejorar las cosas. Para que cada vez que se una, sin importar cuánto tiempo se quede, la excepcional experiencia EY dure toda la vida.
Si puede demostrar con confianza que cumple con los criterios anteriores, contáctenos lo antes posible.Únase a nosotros para construir un mundo laboral mejor. Para aplicar seguir los pasos adjuntos.
Para ser considerado para una entrevista en EY
· Debe aplicar a través de nuestro sistema en
1. Si es usuario nuevo seguir pasos 1, 2 y 3, si ya ha ingresado iniciar en paso 4
2. Seleccionar My Jobpage seleccionar el lenguaje
3. Leer y aceptar declaración de privacidad
4. Registrarse en el sistema como nuevo usuario
5. Seleccionar Jod Search
6. Seleccionar idioma español
7. Filtrar por país donde desea aplicar
8. Seleccionar la descripción del puesto por la cual está aplicando.
- Coordinar la reserva de salas de reuniones por medio de las Asistentes Ejecutivas de cada país. Además, coordinar de la alimentación en reuniones internas y externas y programación de Webex. Tramitar viajes, hospedajes y traslados (Cono Norte por medio de eyca.gestiondeviajestsc@cr.ey.com), utilizando eficazmente las herramientas para viajes y reserva de salas de reuniones de la firma por medio de EY Reserve, siguiendo políticas y procedimientos para hacer arreglos de viajes/reuniones (hospedajes y traslados). Coordinación de reuniones, conferencias telefónicas, utilizando todas las herramientas tecnológicas que tiene a su alcance, atención de llamadas.
- Apoyar a los Senior Manager y Managers en solicitudes de trámite de inscripción a cursos o seminarios externos. (registro y pago)
- Asistir y aplicar la marca de la firma y guía de la correspondencia para dar formato o editar cartas, informes y correspondencia desde la etapa de borrador hasta que esté listo para la emisión y entrega al cliente (impresión y acabado) y realizar proceso de envío y entrega al cliente o a quien corresponda (mensajería o Courier), así como resguardar los documentos en los servidores y repositorios adecuados de archivos, conocer y adherirse a las políticas de retención de registros de EY
- Desarrollar proactivamente relaciones con el cliente interno, así como proveedores de aerolíneas, hoteles, transportes.
- Conocer el funcionamiento de los equipos tecnológicos en el país en que se desempeña para soporte local en conexión o consultar al personal de IT en caso de ser necesario.
- Realizar fotocopiado y escaneos por parte de la asistente local
- Realizar el trámite de alta de proveedores y ordenes de compras por medio de Thoth y del área respectiva, según información brindada por el solicitante (información general proveedor, confirmación si aplica o no Bret, aprobación de oferta, código a cargar y cotización).
- Dar soporte al puesto de recepción en tiempos de café, almuerzo, vacaciones o ausencias por enfermedad, en cada uno de los países.
- Solicitar y coordinar la entrega de suministros
- Formar parte de la Brigada de Emergencia de la oficina en la que se encuentra.
- Otras tareas afines al puesto.
- Facilitar la labor de los Senior Manager y Manager para que logren sus objetivos y metas con mayor efectividad.
- Construcción de confianza que a su vez va fomentando la proactividad e iniciativa del ocupante del cargo. Debe ir ganando los espacios de participación con su compromiso y creatividad, tomando así decisiones fundamentadas en el análisis responsable del impacto y repercusión que pueda generarse en cada situación.
- La responsabilidad de atención de múltiples actividades representa un desafío, ya que cada solicitante tiene su forma de gestión de trabajo, por lo que el ocupante debe ser flexible y adaptarse a las exigencias de cada uno. El ocupante del cargo debe tener la habilidad de gestionar cada relación de forma personalizada; esta habilidad se desarrolla con la experiencia y madurez. Debe ser organizado y confiable para el manejo de asuntos confidenciales de los que atiende
- Proactividad en la investigación requerida, la capacidad para visualizar las relaciones e impacto de las alternativas identificadas requiere de la identificación de recursos, organización, la responsabilidad y el compromiso para una exitosa ejecución.
- Amabilidad en el trato a los demás, la atención y el cuidado personal son indispensables en este puesto, ya que transmiten la imagen de la gerencia y de la compañía no solo externamente sino también a nivel interno. El ocupante se convierte en el modelo para otras asistentes.
- Laborar fuera de la jornada de trabajo en horario flexible.
- Las decisiones en este puesto son tomadas dentro de la confianza adquirida, considerandolas políticas y procedimientos administrativos de la Firma.
- Cursando un Técnico profesional en secretariado
- De uno a dos años de experiencia
- Inglés intermedio
- Manejo del sistema Office (Excel, Word, Power Point, Skype, Outlook, entre otros)
- Deseables conocimientos básicos de contabilidad y finanzas
- Excelentes habilidades de comunicación y negociación y un enfoque de colaboración para la gestión
- La flexibilidad para aprender y adaptarse constantemente en un entorno acelerado
- Iniciativa / Proactividad
- Habilidades de planificación, coordinación y control
- Manejo de la presión
- Habilidad de organización
- Confidencialidad
- Trabajo en equipo
- Liderazgo
- Entrega de servicios de calidad (Atención al detalle, Capacidades administrativas)
- Desarrollo de negocios (Orientación al cliente)
- Dar coaching y ayudar al desarrollo de otros.
- Conocimiento del negocio
- Comunicación e influencia (Habilidades sociales, Diplomacia, Tacto)
- Apoyo y capacitación de algunos de los mejores colegas de la profesión
- Oportunidades para desarrollar nuevas habilidades y progresar en tu carrera
- Obtener flexibilidad a través de comunicación bidireccional y compromiso con los equipos de trabajo.
Aprendamos sobre el blog Buscar trabajo en España
ResponderEliminarel cual es uno de los mejores y más importante.